Zodra u een account heeft aangemaakt kunt u starten met het maken van een e-factuur.
LET OP: U kunt een e-factuur pas verzenden wanneer uw bankrekeningnummer is geverifieerd. Hoe u dat doet leest u bij stap 6 in dit artikel.
Bekijken deze instructievideo of volg de hieronder beschreven stappen.
Stap 1: Log in op het portaal
U kunt inloggen op de pagina portal.tradeinterop.com. Zodra u bent ingelogd klikt u in het menu aan de linkerkant op 'Facturen' -> 'Invoeren'.
U krijgt onderstaand invoerscherm te zien voor het invoeren van een factuur.
Stap 2: Selecteer klant
In deze stap selecteert u de klant waar u de factuur naar toe wilt sturen. U kiest hier dus niet uw eigen organisatie.
U kunt de eerste drie letters (of meer) van de klantnaam invullen en vervolgens de juiste klant selecteren in het scherm. Behalve op klantnaam kunt u ook zoeken op KvK nummer, BTW nummer, OIN nummer, straatnaam of postcode. Wanneer uw klant niet voorkomt in de lijst dan kunnen wij deze toevoegen. Neem hiervoor contact met ons op via support@tradeinterop.com.
Stap 3: Vul de rest van de factuurgegevens in
In deze stap voert u de overige informatie in. Let op dat informatie met een ‘*’ verplichte elementen zijn.
Factuurnummer: In dit veld zet u uw factuurnummer. Het factuurnummer dient een volgnummer te zijn. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de factuurnummering opvolgend is. Bij het vastleggen van de factuur (na het klikken op 'verstuur factuur') wordt gecontroleerd of u het factuurnummer al eerder heeft gebruikt binnen uw account. Dit veld is verplicht.
Factuurdatum: In dit veld zet u de factuurdatum. Dit veld is verplicht.
Klant ordernummer: Het hangt van uw klant af of dit veld verplicht is. Wanneer er een rood sterretje staat is dit veld verplicht. U vult hier het ordernummer (ook wel bestelnummer genoemd) in dat u van uw klant heeft gekregen. Wanneer u met uw muis over de 'i' gaat ziet u informatie over het ordernummer, specifiek voor uw klant.
Klant Btw nummer: Hier kunt u het btw-nummer van uw klant invullen. Dit veld is niet verplicht.
Leverdatum: Hier kunt u de leverdatum invullen. Dit veld is niet verplicht.
Valuta: Hier kiest u de gebruikte valuta op de factuur. Standaard staat deze ingesteld op EUR. Dit veld is verplicht.
Vervaldatum: Indien gewenst kunt u hier de vervaldatum van uw factuur aangeven.
1. Artikelnummer: Hier vult u uw eigen artikelnummer in. Maakt u geen gebruik van artikelnummers, dan kunt u hier bijvoorbeeld '1' invullen en op een volgende regel '2' enz. Dit veld is verplicht.
2. Omschrijving: Hier vult u een omschrijving van het geleverde product/de geleverde dienst in. Dit veld is verplicht.
3. Klant kostenplaats: Wanneer uw klant u een kostenplaats heeft gegeven, kunt u die hier invullen. Dit veld is niet verplicht.
4. Klant orderregelnr.: Wanneer uw klant u een orderregelnummer heeft gegeven, kunt u die hier invullen. Dit veld is niet verplicht.
5. Aantal: U vult hier het aantal geleverde producten/diensten in. Dit veld is verplicht
6. Eenheid: U vult hier in welke eenheid van toepassing is op het product/dienst. Standaard is hier 'Stuks' ingevuld. Dit veld is verplicht. Als u geen juiste eenheid kunt vinden in de lijst, kies dan voor 'Stuks'.
7. Prijs: U vult hier de prijs van uw product/dienst in. Dit veld is verplicht.
8. BTW: Hier geeft u aan welk BTW percentage op het geleverde product/dienst van toepassing is. Het tradeinterop portaal ondersteunt BTW percentages van 6%, 9%, 12%, 21%, 0%, verlegde en vrijgestelde BTW.
9. De door u ingevulde aantallen, prijzen en btw worden hier opgeteld. Hier controleert u of het eindtotaal overeenkomt met uw eigen factuur/gegevens.
Stap 4: Bijlagen toevoegen
Voeg desgewenst bijlagen toe aan uw factuur door bestanden te selecteren of in het veld 'Bijlagen' te slepen.
Stap 5: Factuur opslaan
Sla uw factuur op door op 'Concept opslaan' de klikken. Opgeslagen facturen kunt u terugvinden door in het linkermenu te klikken op 'Facturen' -> 'Uitgaande facturen'.
Stap 6: Druk op 'Verstuur factuur'
Nadat het concept is opgeslagen kunt u de factuur verzenden naar uw klant door op de knop 'Verstuur factuur' te klikken.
